Legal

Algemene Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten met Ready When You Are BV, een Belgische vennootschap met handelsnaam "Ready When You Are", maatschappelijke zetel te Vlaamsekaai 76, 2000 Antwerpen, België (ondernemingsnummer 1035.753.132), hierna "RWYA".

ARTIKEL 1. DEFINITIES

—AI-Tool: Computersystemen gebaseerd op kunstmatige intelligentie die door RWYA worden ingezet bij de uitvoering van opdrachten.
—AI-Twin: Een digitale representatie van een bestaande persoon, gecreëerd door RWYA met behulp van AI-Tools.
—AI-verordening: Verordening (EU) 2024/1689 van het Europees Parlement en de Raad van 13 juni 2024.
—Contract: De overeenkomst tussen RWYA en de Klant op grond waarvan de Klant RWYA belast met de verrichting van Werk conform deze Algemene Voorwaarden, de Bijzondere Voorwaarden en Bijlagen.
—Gebruiksverantwoordelijke: Een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die een AI-systeem onder eigen verantwoordelijkheid gebruikt, met uitzondering van persoonlijk niet-professioneel gebruik.
—Intellectuele eigendomsrechten: Alle geregistreerde en niet-geregistreerde intellectuele eigendomsrechten, waaronder auteursrechten, softwareauteursrechten, ontwerpen, merken, handelsnamen, domeinnamen, octrooien, goodwill, databankenrechten, handelsgeheimen en aanverwante rechten wereldwijd.
—Klant: De partij die RWYA opdracht geeft Werk te creëren en daarvoor een vergoeding betaalt.
—Licentie: Het gebruiksrecht dat RWYA aan de Klant verleent met betrekking tot het Werk, zoals omschreven in Artikel 7.
—Portretrechten: Alle rechten met betrekking tot het gebruik, de reproductie, publicatie, distributie, aanpassing of commerciële exploitatie van de gelijkenis, het beeld, het gezicht, de stem, de naam of herkenbare kenmerken van een persoon in om het even welk formaat.
—Vertrouwelijke Informatie: Alle mondelinge, schriftelijke, grafische of machineleesbare vertrouwelijke of bedrijfsinformatie van een partij, inclusief technische informatie, handelsgeheimen, concepten, bedrijfsprocessen, know-how, uitvindingen, methoden, algoritmen, analyses, klantlijsten, prijzen, marketingstrategieën en financiële gegevens.
—Werk: Het audiovisuele of grafische werk dat RWYA voor de Klant creëert onder de contractvoorwaarden.

ARTIKEL 2. AARD EN DOEL VAN HET CONTRACT

Op verzoek van de Klant creëert RWYA een Werk met behulp van AI-Tools op basis van de Instructies van de Klant. De Klant zal het Werk gebruiken voor commerciële doeleinden, zoals de reclame voor de producten of diensten van de Klant.

ARTIKEL 3. TOTSTANDKOMING VAN HET CONTRACT

3.1

Het Contract komt tot stand door ondertekening van de Bijzondere Voorwaarden door beide Partijen, of door de schriftelijke bevestiging zonder voorbehoud door RWYA van de opdracht van de Klant.

3.2

Instructies van de Klant maken slechts deel uit van het Contract indien ze zijn opgenomen in de Bijzondere Voorwaarden, een Bijlage, of door RWYA uitdrukkelijk en schriftelijk zonder voorbehoud zijn aanvaard.

3.3

RWYA zal alle redelijke inspanningen leveren om het Werk overeenkomstig de Instructies van de Klant te creëren.

ARTIKEL 4. OFFERTES EN PRIJZEN

4.1

Catalogi, brochures, nieuwsbrieven, folders en andere promotieaankondigingen en websitevermeldingen zijn volledig vrijblijvend en vormen een uitnodiging tot bestelling, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. De vermelde prijzen, beschrijvingen, eigenschappen, functionaliteiten en afbeeldingen zijn louter indicatief en niet bindend voor RWYA.

4.2

Een offerte is slechts geldig voor de specifieke opdracht en is niet automatisch van toepassing op opvolgende of gelijkaardige opdrachten. Een offerte is eveneens slechts geldig voor de daarin vermelde duur.

4.3

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn de in offertes of het Contract opgenomen prijzen richtprijzen. Ze vormen een raming van te leveren prestaties. Deze raming geldt enkel voor de uitdrukkelijk vermelde werkzaamheden en diensten. Latere wijzigingen, bijkomend werk op verzoek van de Klant, onvoorziene omstandigheden of enige andere oorzaak zijn niet in deze raming inbegrepen.

ARTIKEL 5. MATERIAAL VAN DE KLANT

5.1

Indien RWYA merken, logo's, productafbeeldingen of gelijkaardig materiaal van de Klant in het Werk moet verwerken, levert de Klant deze tijdig aan in de door RWYA opgegeven vorm of het opgegeven formaat. RWYA kan op elk moment bijkomend materiaal opvragen.

5.2

Als uitzondering op Artikel 6.1 blijven de intellectuele eigendomsrechten op dergelijk materiaal eigendom van de Klant of diens licentiegevers. De Klant verleent RWYA een beperkte licentie om dit materiaal te gebruiken voor verwerking in het Werk overeenkomstig de Instructies.

ARTIKEL 6. INTELLECTUELE EIGENDOMSRECHTEN OP HET WERK

6.1

Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen, en onverminderd Artikel 5.1, blijft RWYA of haar licentiegevers de enige eigenaar van alle Intellectuele Eigendomsrechten met betrekking tot het Werk.

6.2

De Klant zal deze Intellectuele Eigendomsrechten niet, direct of indirect, betwisten, nietig verklaren of nietigverklaring veroorzaken.

ARTIKEL 7. LICENTIE OP HET WERK

7.1

RWYA verleent de Klant een Licentie voor het Werk dat RWYA voor rekening van de Klant creëert en levert. De licentievoorwaarden worden uitdrukkelijk overeengekomen door de Partijen in de Bijzondere Voorwaarden of andere schriftelijke documenten die geen twijfel laten.

7.2

De Licentie is exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar en beperkt tot gebruik op het Belgische grondgebied gedurende 12 maanden vanaf de datum waarop RWYA voor het eerst materialen aan de Klant levert. De Licentie omvat de volgende rechten:

—Het Werk geheel of gedeeltelijk reproduceren in elke vorm of elk formaat (affiches, foto's, dia's, papier, digitaal).
—Het Werk openbaar presenteren, beschikbaar stellen, weergeven en distribueren via elk medium (digitaal, online, offline, televisie, billboard, website, sociale media, enz.).
—Het Werk geheel of gedeeltelijk opnemen in documentatiemappen, boeken, catalogi of databanken en deze creaties distribueren.
—Het Werk geheel of gedeeltelijk publiceren in kranten, tijdschriften, informatiebrochures, tijdschriften of elders.

7.3

De Klant zal het Werk niet wijzigen of manipuleren. De Klant zal markeringen op het Werk niet verwijderen, verbergen of wijzigen, inclusief eigendomsrechtennotities en AI-gebruiksaanduidingen zoals vereist door Artikel 50(2) en 50(4) van de AI-verordening.

ARTIKEL 8. LEVERING EN AANVAARDING

8.1

RWYA streeft ernaar het Werk aan de Klant te leveren in de vorm, op de wijze en binnen het tijdsbestek zoals uitdrukkelijk overeengekomen in de Bijzondere Voorwaarden of andere schriftelijke documenten.

8.2

De Klant kan binnen 14 kalenderdagen na de leveringsdatum van RWYA schriftelijke opmerkingen indienen. Als er opmerkingen zijn, zullen RWYA en de Klant te goeder trouw overleggen over de wijze van aanpak.

8.3

Indien de Klant binnen 14 kalenderdagen na eerste of latere ontvangst van het Werk geen schriftelijke opmerkingen indient, of indien de Klant het Werk gebruikt, wordt de Klant geacht het onherroepelijk te hebben aanvaard.

8.4

Leveringstermijnen zijn louter indicatief. Het overschrijden ervan geeft de Klant geen recht op ontbinding van het contract of aanleiding tot aansprakelijkheid van RWYA.

ARTIKEL 9. GEBRUIK VAN AI-TOOLS

9.1

RWYA gebruikt professionele AI-Tools ontwikkeld en eigendom van derden bij het creëren van het Werk. RWYA verkrijgt de vereiste gebruiksrechten en gebruikt AI-Tools conform hun gebruiksvoorwaarden.

9.2

Indien RWYA ontdekt dat een AI-Tool niet voldoet aan toepasselijke wet- en regelgeving, of ernstige verdenkingen daartoe heeft, zal RWYA een alternatieve AI-Tool zoeken.

9.3 — 9.5

RWYA kan eenzijdige acties van AI-Tool-aanbieders of problemen veroorzaakt door aanbieders of AI-Tools niet anticiperen. RWYA is niet aansprakelijk voor schade die de Klant lijdt door rechtmatige of onrechtmatige acties van aanbieders of AI-Tool-problemen. Op schriftelijk verzoek van de Klant verstrekt RWYA een lijst van gebruikte AI-Tools, die als Vertrouwelijke Informatie wordt beschouwd.

ARTIKEL 10. VERPLICHTINGEN INZAKE OPENBAARMAKING EN TRANSPARANTIE

Wanneer RWYA AI-systemen gebruikt die onder het toepassingsgebied van de AI-verordening vallen, zal RWYA alle toepasselijke openbaarmakings- en transparantieverplichtingen naleven. Het blijft de verantwoordelijkheid van de Klant als Gebruiksverantwoordelijke om het publiek duidelijk en ondubbelzinnig te informeren over het kunstmatige en synthetische karakter van het Werk.

ARTIKEL 11. LOOPTIJD, OPSCHORTING EN BEËINDIGING

11.1 — 11.4

Het Contract wordt van kracht op de datum waarop beide Partijen de Bijzondere Voorwaarden ondertekenen en blijft van kracht gedurende de Licentieperiode. Elk van beide Partijen kan het Contract onmiddellijk zonder vergoeding beëindigen bij ernstige niet-naleving, betalingsstopzetting, faillissement of insolvabiliteit. RWYA kan het Contract eveneens onmiddellijk beëindigen indien het gebruik van het Werk door de Klant publiekelijk gecritiseerd of controversieel is geworden of de reputatie van RWYA schaadt, of indien de Klant herhaaldelijk de betalingsvoorwaarden niet nakomt.

11.5 — 11.8

Bij beëindiging van het Contract door RWYA eindigt de Licentie onmiddellijk. De Klant verwijdert onmiddellijk alle publicaties van het Werk en staakt al het gebruik. Bij voortijdige beëindiging door de Klant buiten de gevallen vermeld in Artikel 11.2 is de Klant de volledige overeengekomen vergoeding verschuldigd, vermeerderd met een schadevergoeding van minimaal 20% van de overeengekomen vaste prijs of geraamde opdrachtwaarde.

ARTIKEL 12. BETALING

De Klant betaalt facturen binnen 15 kalenderdagen na factuurdatum. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest van 10% per jaar verschuldigd, alsmede een forfaitaire schadevergoeding van 15% van het factuurbedrag (minimum €250 EUR). Bij laattijdige betaling kan RWYA de uitvoering of de Licentie opschorten.

ARTIKEL 13. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Partijen zullen de toepasselijke wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens naleven en ervoor zorgen dat hun Werknemers dit eveneens doen. Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor een inbreuk op de wetgeving inzake de verwerking van persoonsgegevens door de andere Partij.

ARTIKEL 14. BELEID INZAKE MENSELIJKE GELIJKENISSEN EN IE-INBREUKEN

RWYA betracht de grootste zorgvuldigheid om te voorkomen dat afbeeldingen worden gegenereerd die inbreuk maken op de Portretrechten van bestaande personen of de Intellectuele Eigendomsrechten van derden. RWYA voert interne evaluaties en controles uit vóór levering. RWYA is niet aansprakelijk voor schade die de Klant rechtstreeks of onrechtstreeks lijdt door gelijkenis van afbeeldingen in het Werk met echte personen of mogelijke inbreuk op Intellectuele Eigendomsrechten van derden.

ARTIKEL 15. AANSPRAKELIJKHEDEN

De Klant blijft aansprakelijk voor zijn gedrag, zakelijke beslissingen en het gebruik van het Werk. RWYA is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade tot het bedrag gedekt door haar beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Partijen zijn, tenzij anders bepaald, niet aansprakelijk voor gevolgschade, incidentele schade of punitieve schade.

ARTIKEL 16. VERTROUWELIJKHEID

Partijen behandelen alle ontvangen Vertrouwelijke Informatie van de andere Partij strikt vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor zover strikt noodzakelijk voor de contractuitvoering. Partijen zullen Vertrouwelijke Informatie niet publiekelijk bekendmaken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

ARTIKEL 17. OVERMACHT EN EXTERNE OORZAAK

Geen van beide Partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-naleving indien deze het gevolg is van Overmacht of Externe Oorzaak. Bij kennisname van Overmacht of Externe Oorzaak stelt de betrokken Partij de andere Partij onmiddellijk op de hoogte en neemt ze de nodige maatregelen om de gevolgen te beperken.

ARTIKEL 18. NIET-AFWERVING VAN PERSONEEL

Gedurende het Contract en 24 maanden na beëindiging of afloop ervan zal de Klant, direct of indirect, geen Werknemers van RWYA die betrokken zijn of waren bij de contractuitvoering werven, in dienst nemen of anderszins aansporen hun dienstverband bij RWYA te beëindigen.

Bij schending van Artikel 18.1 is de Klant automatisch en zonder voorafgaande ingebrekestelling een vaste schadevergoeding verschuldigd gelijk aan zes maanden brutoloon van de betrokken Werknemer, berekend op het laatste brutobedrag dat die Werknemer bij RWYA ontving.

ARTIKEL 19. PROMOTIE EN DEELNAME AAN WEDSTRIJDEN

RWYA mag het Werk geheel of gedeeltelijk gebruiken ter promotie van haar activiteiten, waaronder opname in haar portfolio, een compilatiefilm, op haar website en sociale media, alsook voor deelname aan wedstrijden, persberichten of educatieve doeleinden.

ARTIKEL 20. VARIA

Wijzigingen

Tenzij anders bepaald in het Contract, vereist wijziging schriftelijke instemming van beide Partijen.

Scheidbaarheid

Indien een contractbepaling geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar wordt geacht, wordt die bepaling uitgesloten en blijven de overige bepalingen geldig.

Toepasselijk recht en bevoegdheid

Het Contract en de geschillen worden uitsluitend beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgische recht. De rechtbanken van het arrondissement Antwerpen hebben exclusieve bevoegdheid voor geschillenbeslechting.

ADDENDUM: GEBRUIK VAN AI IN CONTENTPRODUCTIE

Ready When You Are is een 100% AI-gedreven productiestudio. Het onderstaande is van toepassing op alle opdrachten waarbij AI betrokken is.

1. Gebruik van AI-tools

RWYA gebruikt uitsluitend professionele, betaalde AI-tools met geldige commerciële licenties die RWYA toestaan de gegenereerde output commercieel aan te bieden.

2. Rechten op gegenereerde content

RWYA garandeert de nodige gebruiksrechten op geleverde AI-content. Tenzij anders overeengekomen, worden gebruiksrechten overgedragen aan de Klant voor een specifiek doel en tijdsduur. De Klant erkent dat AI-content mogelijk geen auteursrechtelijke bescherming of exclusiviteit geniet. RWYA is niet aansprakelijk voor mogelijke gelijkenissen met bestaande personen, merken of stijlen, tenzij uitdrukkelijk gevraagd.

3. Verantwoordelijkheid bij gelijkenis

Bij uitdrukkelijke verzoeken om gelijkenis met bestaande personen of stijlen draagt de Klant de verantwoordelijkheid voor de wettelijke toelaatbaarheid. RWYA kan vrijwaring vragen of de opdracht weigeren.

4. Transparantie en EU AI Act

Vanaf augustus 2025 verplicht de EU AI Act tot duidelijke bekendmaking van AI-gebruik in communicatie. Een mededeling als "Deze afbeeldingen werden (deels) gegenereerd met behulp van AI" volstaat doorgaans. RWYA verwijst Klanten naar de toepasselijke wettelijke regels voor correcte toepassing.

5. Slotbepaling

Dit addendum is onlosmakelijk verbonden met de algemene voorwaarden van RWYA en is van toepassing op elke offerte of levering waarbij AI-content betrokken is. Voor vragen over deze voorwaarden: hello@rwya.be.